Dokumenthåndtering


Af Flemming Tait Svith

Mål
Formålet er at spare tid, skabe overblik og dermed opnå bedre journalistisk. Håndtering af dokumenter elektronisk sikrer, at ingen dokumenter bliver væk, og at de hurtigt kan findes frem igen.

Resultat
Ikke alle dokumenter kan registreres i en elektronisk dokumentliste, men det bør ske med dokumenter som er kildemateriale, der skal bruges flere gange, og hvor det tager kortere tid at gemme dokumentet ordentligt, end at lede efter det flere gange. Dokumentlister kan indeholde både elektroniske og papirdokumenter.

Tradition
HK’ere der laver sagsbehandling, kan håndtere dokumenter. Journalister roder meget mere, hvilket selvfølgelig skyldes, at de ikke har journaliseringspligt. Til gengæld spilder de fleste journaliser meget tid på at lede efter noget, som er blevet væk.

Journalistisk relevans
I en tid med stigende informationsmængder er systemer nøgleordet til bedre research.

Fremgangsmåde
Download denne fil:

Giv skabelonfilen et nyt og sigende navn, så du stadig har en tom skabelon til næste gang.

Filen indeholder et ark, som du kan tilpasse efter behov. Brug det som inspiration. De øverste gule/røde rækker er et eksempel, der kan slettes.

Dokumenthåndtering hjælper til at holde styr på mange dokumenter (papir som elektroniske), så du let kan finde dem igen.

Dokumenter nummereres i kronologisk rækkefølge efter det nummer, de får i arket. På papirdokumenter noteres nummeret, ved elektroniske dokumenter kan nummeret indgå i fil-navn.

Du kan finde dokumenter igen med den almindelige søgefunktion i Excel. Du kan også anvende filterfunktionen til fx at udsøge bestemte typer af dokumenter. I eksemplet nedenunder vil en filtrering på type reducere mængden af dokumenter til den valgte type. Filter er den række små pile, der står bag overskrifterne. Et klik på en pil giver en dropdownmenu med en liste over de ord, der står i samme kolonne. Her er der tre ord i kolonnen: artikel, lærebog, eksempler.

Ved at klikke på et af ordene, bliver kun de rækker synlige, hvor ordet står.

Filtreringen fjernes ved at vælge (Alle) i dropdownmenuen

Vær systematisk med indtastning, hvis du vil anvende filtrering til at give overblik, for det kræver standardiserede data.

Digitale dokumenter kan der linkes til fra regnearket, så de kan kaldes frem med et klik.

Mus: marker titel på dokument.

Menu: Indsæt -> Hyperlink -> find dokumentet på din harddisk, klik ok.

Eksempel på dokumentliste i Excel