Document Actions

Forbedrer system til planlægning og kundeinformation

Offentliggjort 05/03/2004, senest redigeret 12/10/2004

Ritzaus Bureau satser på at blive mere flermedial og tematisk

CASE-HISTORIE/REFERAT: Ritzaus Bureau har praktiseret videnstyring siden 1999, hvor bureauet tog sit nye redaktionelle system i brug. Systemet blev specielt udviklet og designet i Lotus Notes til nyhedsbureauet og det �bnede nye muligheder for at dele og styre viden. To eksempler herp� er journalisternes f�lles kildedatabase over kontaktpersoner samt Intrateket, der er husets interne forum for debatter og information om dette og hint. Udenfor det redaktionelle Notes arbejdsomr�de har alle endvidere adgang til en f�lles samling af webkilder, Internetvejviseren, der ligger p� bureauets intranet. Denne del blev detaljeret beskrevet p� CFJE's seminar "Videnstyring p� medier - s�dan g�r vi!" af Lise Lotte Nedergaard, der er informationsspecialist og researcher p� Ritzaus Bureau.

Herefter tog multimedieredakt�r Kristoffer Gravgaard, ligeledes Ritzau, over for at berette om den omfattende udbygning af videnstyringssystemet, som bureauet tog i brug d. 28. april 2004. Det er en opgradering, som b�de vil forbedre planl�gningen, produktet og informationen over for de medier, der udg�r bureauets kundekreds.

F�rst refereres beskrivelsen af de dele af systemet, som var uber�rte af udbygningen. Derefter f�lger et referat af gennemgangen af det udvidede system.

Lise Lotte Nedergaard kunne fort�lle, at Ritzau har ca. 120 brugere, som via deres arbejdsomr�de i Lotus Notes har adgang til f�lgende f�lles databaser:

Nyhedstjenesten med den seneste uges telegrammer
�vrige tjenester s�som Reuter, DPA, AFP mv.
Redaktionskalender med blandt andet vagtplaner
Kildebase med kontaktpersoner
Intrateket, et internt forum med blandt andet debat og information
En intern telefonbog med billeder

Samt f�lgende databaser, som bliver forbedret med opgraderingen:

Begivenhedsliste
H�resager (sager der skal checkes p� bestemte tidspunkter)
Redaktionskalender
Plankalender
Programpunkter
Skrivning af telegrammer

5000 kontaktpersoner
Kildebasen indeholder kontaktinformation p� cirka 5000 personer, og der sker 5-10 daglige �ndringer i basen, kunne informationsspecialisten, Lise Lotte Nedergaard, fort�lle.

Alle brugere har rettigheder til at oprette, redigere og slette en kontaktperson i Kildebasen. Der er blandt andet mulighed for at skrive navn p� det firma eller den organisation, som personen er tilknyttet. Desuden skal personen kobles sammen med et emneomr�de, hvor brugeren kan v�lge mellem 17 IPTC-kategorier, der er meget generelle kategorier a la samfund, udland, politik og sport. Endelig kan der tilf�jes oplysninger om en persons ekspertiser samt bem�rkninger.

Alle brugerne arbejder direkte i Kildebasen "uden censur", men ved hver oprettelse, redigering eller sletning sender systemet en e-mail besked til Lise Lotte Nedergaard om, hvad der er sket. Herefter har hun mulighed for at gribe ind, hvis der har indsneget sig en sl�fejl, hvis oplysninger strider mod andre oplysninger i databasen, eller hvis der for eksempel er opst�et flere dokumenter med den samme person.

Den enkelte kan beskytte en kontaktperson mod at blive vist til andre. I s� fald f�r Lise Lotte Nedergaard stadig en mail, men hun kan ikke se oplysningerne om den skjulte person.

- Der er dog ikke ret mange, der v�lger at skjule de kontaktpersoner, som de l�gger ind i systemet, berettede hun.

For knap to �r siden blev Kildebasen lagt om. Det var n�dvendigt, da brugerne indtil da havde levet med en friteksts�gning p� personnavne, hvor der var en del st�j. Problemet var, at journalistens navn st�r i kildeposten, s� man kan se hvem der har oprettet kilden. S�gningen p� et navn generede s�ledes en resultatliste der b�de omfattede de reelle kilder, men ogs� de kilder, som var oprettet af en journalist, hvis navn var identisk med det s�gte. Ved oml�gningen af basen blev dette problem elimineret og der blev skabt en mere avanceret s�gefeature.

- Nu kan vi kombinere s�geord p� forskellige oplysninger, og det fungerer faktisk meget fint, fortalte Lise Lotte Nedergaard.

Temapakker g�r gavn p� vagten
Kildebasen rummer ogs� mulighed for at "samle personer" i begivenhedsorienterede temamapper. Det er noget af det, som Lise Lotte Nedergaard laver, og det er forel�bigt blevet til temamapper om Arriva, Irak og det forest�ende bryllup mellem kronprins Frederik og Mary Donaldson.

- Temamapperne er en stor fordel for de journalister, som sidder p� ydertidspunkter og har brug for hurtigt at f� et overblik over kilder p� et omr�de og disses kontaktoplysninger, fremh�vede informationsspecialisten, der dog ogs� fremh�vede et par mangler ved systemet:

- Vi kan ikke lave et udtr�k af e-mail adresser fra basen til rundsp�rger, desv�rre. Det kunne blive en fordel p� l�ngere sigt. Vi kan heller ikke se, hvor meget hver kilde er blevet set og formentlig dermed brugt. En t�ller kunne i nogle tilf�lde give et vink om, at det m�ske er blevet tiden at finde en anden kilde p� et omr�de, anf�rte hun.

Intrateket og Internetvejviseren
Intrateket er et internt elektronisk forum, hvor Ritzaus medarbejdere b�de kan finde og kommunikere information. En af intratekets features er "Efterkritik" hvor journalisterne kan f�re en intern debat. Ligeledes inviterede man p� et tidspunkt bureauets kunder til at "anmelde" en uge af tjenesten, og disse "anmeldelser" blev ogs� videreformidlet her.

Desuden er der i Intrateket plads til at skrive nyheder fra husets redaktioner og afdelinger, diskutere sprogpolitik, komme med tips og tricks samt f� solgt de overskydende ting fra garagen derhjemme. Endelig rummer Intrateket en personaleh�ndbog og en oversigt over projekter i huset.

Det er Lise Lotte Nedergaard, som har ansvaret for, at Ritzaus Kildebase og Internetvejviser er s� korrekte som muligt. (Foto: Jan Larsen)

Internetvejviseren bliver redigeret og opdateret af Ritzaus Faktaredaktion. Form�let med vejviseren er, at den skal give brugeren et hurtigt overblik over informations- og videnressourcer. Den skal b�de v�re et springbr�t til trov�rdige informationskilder p� internettet og informere brugerne om de eksterne informations-databaser, som huset for tiden har abonnement p�.

Hvad ang�r de links, der kommer p� vejviseren, s� er de enten anbefalet af en journalist eller udvalgt af Faktaredaktionen. Hvad ang�r de eksterne baser, s� kan journalisterne se hvilke baser de selv har adgang til at s�ge i, finde de n�dvendige login-oplysninger samt - for nogle f� basers vedkommende - orientere sig i en kort s�gevejledning. Desuden kan brugerne orientere sig om, hvilke databaser de skal have Faktaredaktionen til at s�ge i.

- Internetvejviseren er ikke lavet i noget tre-stjernet design, men den fungerer godt. Det er mit indtryk, at den bliver brugt meget. Det havde dog v�ret bedre, hvis den havde ligget i Notes frem for p� et af husets interne drev, hvortil adressen kan v�re sv�re at huske, l�d skudsm�let fra Lise Lotte Nedergaard.

Bedre til at h�ndtere flermedial d�kning
Kristoffer Gravgaard kunne fort�lle, at det nye projekt g�r ud p� at skabe st�rre sammenh�ng mellem en r�kke databaser, som Ritzaus medarbejdere i forvejen bruger i den daglige planl�gning. Form�let er blandt andet at forbedre bureauets flermediale d�kning.

Det er en r�kke redaktionelle planl�gningskalendere - programmeret i Lotus Notes, der f�r en opgradering hos Ritzau.

1) Begivenhedskalenderen Tid & Sted

Et eksempel: Bestyrelsesm�de i Danmarks Radio. Man kan vedh�fte bilag til Tid & Sted kalenderen, og man kan m�rke en �rsdag, s� den dukker op igen hvert �r p� samme dato. Et eksempel p� det kan v�re den 11. september.

Tid & Sted opdateres af en s�rredaktion med fire medarbejdere, som gennemg�r tidsskrifter, pressemeddelelser, programmer og kalendere, rapporter og aviser, s� flest mulige begivenheder bliver registreret. Journalisterne p� Ritzau kan ogs� l�gge begivenheder ind, men de er ikke ansvarlige for opdateringen.

Kalenderen er b�de et internt arbejdsredskab og et produkt, som Ritzaus Bureau leverer til sine kunder.

Begivenheder fra Tid & Sted kan sendes videre til den f�lles redaktionskalender.

2) Den f�lles redaktionskalender med h�resagsarkiv

Den f�lles redaktionskalender rummer de ideer, sager og begivenheder, som journalisterne p� Ritzau skal kikke n�rmere p�. Her har alle journalister mulighed for at skrive og vedh�fte uddybende materiale. De kan l�gge links ind til gode kontaktpersoner i Kildebasen og komme med tilf�jelser om ting, som den der i den sidste ende f�r opgaven, skal huske at sp�rge om.

Den f�lles kalender rummer ogs� h�resager, som ting, der ikke n�dvendigvis sker p� et bestemt tidspunkt, men som skal checkes p� et bestemt tidspunkt. Det er ofte sager, som der skal f�lges op p�.

Fra den f�lles redaktionskalender kan et punkt sendes videre over i Ritzaus plankalender.

3) Plankalenderen

Plankalenderen indeholder de historier, som Ritzau har besluttet sig for at d�kke. Det er den endelige interne arbejdsplan, som ogs� fort�ller, hvilke formater den enkelte historie skal d�kkes i (tekst, online, radioklip, video, links m.m.), samt hvorn�r hvert enkelt format forventes f�rdigproduceret. B�de journalister og redakt�rer l�gger disse oplysninger ind.

4) Programkalenderen

Programkalenderen er den eksterne arbejdsplan, som Ritzaus kunder har adgang til. Her kan kunderne se, hvad Ritzau planl�gger at d�kke - samt hvordan og hvorn�r, s� de har mulighed for at indrette deres egen planl�gning efter det.

I programkalenderen vil en r�d farve advare, n�r et lovet tidspunkt er overskredet. Herefter kan den p�g�ldende Ritzau-redakt�r, g� ind og �ndre det planlagte udsendelsestidspunkt, hvis et m�de for eksempel er trukket ud - eller bede journalisten om at sende linier p� nettet nu! Billedbureauet ScanPix og Polfoto er koblet p� systemet, s� de kan markere, hvilke historier de forventer at have billeder klar til.

Ikke mindst programkalenderen har f�et en betydelig ansigtsl�ftning.

- Tidligere sendte vi vores program ud to gange i d�gnet. Med den nye programkalender bliver kunderne holdt l�bende orienteret. Det betyder, at de for fremtiden kan f� besked om nyheder eller �ndringer blot en halv eller fem timer f�r. Hermed im�dekommer vi et stort �nske fra vores kunder, forklarede Kristoffer Gravgaard p� seminaret.

5) Telegramdatabasen

Her skrives og placeres selve telegrammerne, og de nedarver en stor del af deres oplysninger og metadata fra Redaktionskalenderen og resten af systemet, s� den enkelte journalist skal udfylde s� f� ekstra oplysninger som muligt hver gang.

Journalisterne kan dog skrive en historie direkte, uden at den bygger p� en begivenhed eller lignende, som allerede ligger i systemet.

Med det forbedrede system bliver Ritzau en mere tematisk og en mindre kronologisk nyhedstjeneste, fortalte multimedieredakt�r Kristoffer Gravgaard p� seminaret. (Foto: Jan Larsen)

Tematisk frem for kronologisk
- Systemet bygger i h�j grad p� nedarvning af oplysninger, s� journalisten skal tilf�je s� lidt som muligt fra trin til trin. Men det er ikke rigidt. Sager kan starte p� et hvilket som helst niveau. En historie kan begynde som en h�resag uden for Tid & Sted-systemet, eller oprettes direkte som et programpunkt. Desuden kan man sende programpunkter tilbage til Tid & Sted eller redaktionskalenderen, hvis der skal f�lges op p� dem senere, fortalte Kristoffer Gravgaard.

- Hvis et telegram slet ikke er planlagt, linker det blot til det f�rste telegram om sagen. Herefter nedarves metainformationerne fra den, s� journalisten ikke skal sidde og taste dem ind igen, tilf�jede multimedieredakt�ren.

Hver enkelt historie bliver leveret med lydklip, nyhedsgrafikker, onlineudgaver, videoklip og nyhedsbilleder i en samlet tematisk pakke, s� kunderne lettere kan overskue de tjenester, de har brug for.

- Det som sendes ud i det nye system, sendes ud med links til sidehistorier samt �vrige versioner og elementer (lyd, billede etc.). Vi f�r kort sagt en mere tematisk og en mindre kronologisk nyhedstjeneste end den, vi har i dag, sagde Kristoffer Gravgaard.

Sp�rgsm�l
En tilh�rer ville vide, hvem der beslutter, at der skal video p� en given historie.

- N�r en journalist krydser af, at der b�r video p�, s� g�r der automatisk besked til multimedieredakt�ren, som er mig. Herefter booker jeg en kameramand. Hvis der bliver for mange bookninger p� et tidspunkt, g�r jeg ind og prioriterer og taler med dem, det ber�rer. Hvis der bliver bedt om lydoptagelse, s�rger jeg for, at der er udstyr med. Der sidder et menneske og holder �je, l�d svaret.

- Alle kan i �vrigt se alt, men journalisterne kan skjule en r�kke forskellige elementer for andre. Det er dog mest brugt p� retsredaktionen, som af og til lukker af for personer uden for deres redaktionsgruppe, hvis de har f�et et fortroligt tip. S� �bner de for adgangen p� et senere tidspunkt i forl�bet, tilf�jede han.

�bner I for, at andre kan f� adgang til jeres guldgrube, Kildebasen, ville en tilh�rer vide.

- Nej, den er til internt brug, l�d det klare svar fra Kristoffer Gravgaard.

Omtalte personer:

Omtalte institutioner:

Ritzaus Bureau

Relevante kilder:

Videnstyring på medier (rapport)

Omtalte kurser:

REFERAT FRA:

Document Actions

Forbedrer system til planlægning og kundeinformation

Søg

Temasider om samme emne

Læs mere