Document Actions

Sådan søger du aktindsigt

 

Offentliggjort 10/01/2004

 

Af Nils Mulvad

At få aktindsigt er ikke bare et spørgsmål om at kende juraen. Selv om jura hjælper en del, kræver det en god portion stædighed, held og taktiske fif at få oplysningerne ud af myndighederne. Direktør Nils Mulvad fra Center for Analytisk Journalistik, Dicar, sammenfatter sine erfaringer.

Vær nysgerrig
Gå altid ud fra, at du kan få data og dokumenter. Kom ikke selv med alle mulige begrundelser for, at du ikke skal have dem. En formel aktindsigtsbegæring er ofte sidste udvej i forsøget på at skaffe de ønskede oplysninger. Prøv først at skaffe dem gennem en dialog og et samarbejde med den pågældende myndighed.

Find ud af, hvor og hvordan data er gemt
Spørg om, hvordan den praktiske sagsbehandling foregår. Få en ide om, hvordan IT-systemet er bygget op. Databasedesign er normalt en del af anmeldelsen til registertilsynet. Der findes oplysninger om betegnelse og formål, kategorier af registrerede oplysningstyper, samt modtagere af data. Især det sidste er vigtigt. Brug alt dette til at få den bedst mulige ide om, hvordan du kan konkretisere en anmodning.

Find ud af, hvem de videregiver data til
Ofte skal data videre til en højere instans, til et arkiv (efter nogle år), eller til Told og Skat. Bed om indsigt i disse udtræk. I sagen om EU’s landbrugsstøtte gik der mere end et år, før Fødevareministeriet og Direktoratet for FødevareErhverv konkret og juridisk vurderede, om vi søgte aktindsigt i et dokument i offentlighedslovens forstand, nemlig datafilen til Told og Skat over udbetalte beløb til støttemodtagere. Brug det eksempel som argument for at bede særskilt om at få myndigheden til at vurdere om den fil, de videresender til en anden myndighed, er et dokument i offentlighedslovens forstand.

Lær nogle at kende internt
Tal gerne med de pågældende sagsbehandlere eller it-folk. Fortæl om dit projekt. Ros dem for deres data. Spørg dem til råds om, hvad der er gemt i data, og hvordan en aktindsigtsanmodning kan skrives. Sig, at du er glad for deres indsats for at afklare sagen og skaffe disse dokumenter.
Vær opmærksom på, at det ofte kan være en juridisk medarbejder, der behandler din ansøgning og ikke sagsbehandleren. Hvis du ikke ønsker at begrunde din anmodning om aktindsigt, er du ikke forpligtet til det.

For eksempel syntes jeg, at det er vigtigt at fremhæve at myndigheden har pligt til at vejlede, såfremt den ikke kan identificere sagen/dokumenterne. Myndighedens ekstraheringspligt bør også nævnes, således at journalisten er klar over, at myndigheden skal oplyse om faktiske oplysninger i dokumentet, der har væsentlig betydning for sagsforholdet, uanset at dokumentet som udgangspunkt er omfattet af lovens undtagelsesbestemmelser ( §§ 7 og 10). Myndigheden har jo pligt hertil, men det kan være en god idé at minde myndigheden om dette. Meroffentlighedsprincippet er også vigtigt - særligt i forhold til massebegæringer. Vedr. mundtlig afslag på aktindsigt, er det vel relevant at vide, at man ikke blot kan bede om en skriftlig begrundelse, men rent faktisk har krav på en sådan (efter forvaltningslovens § 23, der også gælder i disse tilfælde). Og i tilfælde af myndighedens overskridelse af svarfristen bør det vel nævnes, at myndigheden skal oplyse, hvad overskridelsen skyldes og ikke mindst hvornår svar kan forventes.

Personfølsomme data
Ofte vil databasen indeholde personfølsomme informationer. Bed om at få dem fjernet fra eventuelle udtræk, så data er anonymiserede. Da data er struktureret i kolonner eller via forespørgsler, er det muligt enkelt at fjerne de personfølsomme data.
Bed evt. om at få data grupperet/omkodet, så identifikationen af personfølsomme oplysninger forsvinder, uden af informationerne slettes.
Brug de mindste enheder, som det kan lade sig gøre at summere til med hensyntagen til diskretionshensyn: Kvadratnet, skoledistrikter, sognedistrikter, postnumre, kommuner.

Opstil i punkter
Sørg for, at det er meget præcist beskrevet, hvad du søger aktindsigt i, netop fordi det kan være en juridisk medarbejder, der behandler anmodningen. Opstil det i punkter.
Læs ansøgningen igennem med myndighedernes briller for at finde ud af, om ordene kan misforstås. Ret dem i så fald.

Husk myndighedens pligter
Myndigheden har pligt til at vejlede dig med at identificere sager og dokumenter. Er et dokument undtaget aktindsigt, har myndigheden pligt til at trække de oplysninger ud, der ikke er undtaget (ekstraheringspligten, jfr. §§ 7 og 10). Det kan være godt at minde dem om - især i sager om databaseadgang, ligesom meroffentlighedsprincippet er vigtigt.
I tilfælde af myndighedens overskridelse af svarfristen, skal den oplyse, hvad overskridelsen skyldes og ikke mindst, hvornår svar kan forventes. Siger myndigheden nej, har du krav på et skriftligt svar. Bed om det i givet fald, så du har mulighed for at gå videre med sagen.

Tjek mediejura
På Mediejura er samlet regler, eksempler og gode råd. Benyt dig også af de mediejuridiske sagkyndige, når du er i tvivl.

Bed konkret og generelt
Sørg for så præcist som muligt at beskrive sager eller dokumenter, men bed også generelt om indsigt i et kompleks. Der kan være arkiveret vigtige dokumenter på en sidesag. Bed også om at få adgang til dele af materialet, så snart det er klart, så du ikke skal vente på at de får behandlet alle dine ønsker. Henvis til at sagen er aktuel, og at det er vigtigt for dig at få oplysningerne så hurtigt som muligt.

Bed om journal-liste
Bed normalt også om journal-listen. Så får du en oversigt over alle dokumenterne i en sag – også dem, som myndigheden betragter som interne, og du kan forsøge at få fat i dem. Journal-listen vil også indeholde datoer.

Tag ud til myndigheden
Det er meget ofte en stor hjælp at tage ud til myndigheden for at gennemgå en sag. Det kan være, at de har glemt at fjerne et vigtigt dokument. Du kan altid undervejs småsnakke med sagsbehandlerne, forsøge at forstå noget til baggrund. Og det øger sandsynligheden for at få gode interne kilder.

Søg aktindsigt i aktindsigtsbegæringer
Alle dokumenter i en sag om aktindsigtsbegæring vil have været overvejet juridisk fra myndighedens side. Derfor kan man med fordel fremskynde en sagsbehandling ved at søge aktindsigt i en anden aktindsigtsbegæring, selv om det pågældende medie næppe vil være begejstret for en sådan fremgangsmåde.

Bed om skriftligt afslag
Efterhånden er det almindeligt at myndigheder sender eventuelle afslag skriftligt, men ikke altid. Bed om et skriftligt afslag, fordi det skal bruges ved en evt. klage.

Undlad at drille
Bed kun om aktindsigt i materiale, som du skal bruge. Pas meget på med fiskeri-ansøgninger, fordi de skaber meget stor modvilje internt hos myndighederne. De giver dig og mediet et ry, som ikke gør det nemmere at få dokumenter.
Skriv ansøgninger og eventuelle klager sagligt og præcist. Opfat det som en juridisk diskussion (stillingtagen) og ikke et politisk spørgsmål eller andet.
Nogle myndigheder vil netop opfatte det som andet end et juridisk spørgsmål, og overfor dem er den rene juridiske attitude en fordel.
Sørg på den anden side for at føre principielle sager igennem til ombudsmanden, men vær også omhyggelig med at vælge ud, før du beder ombudsmanden tage en sag op. Hvis der ikke er store chancer for at vinde, er det normalt en dårlig ide at sende sagen til ombudsmanden.

Vær venlig – men kun til en vis grænse
Lad dem få fred til at behandle sagen, men overskrider de tidsgrænser, for eksempel tidages-fristen, så ryk. Og bliv ved med at rykke, begynd også gerne at ringe, men du skal dokumentere, at du har rykket skriftligt.
Fortæl dem, at du skal bruge materialet til en historie og prøv eventuelt at fortælle dem, at du ofte i dine historier beskriver, at oplysningerne er kommet ved en aktindsigtsbegæring, og at du i den forbindelse nævner behandlingstiden og myndighedens optræden.